ได้อย่างมีประสิทธิภาพ” เธอกล่าว “นั่นคือสาเหตุที่สมาชิกสภาคองเกรสหลายคนรวมถึงฝ่ายบริหารตั้งบัญชีที่สอง มันเกี่ยวกับการบริหารเวลาและประสิทธิภาพ” สมัครรับจดหมายข่าวรายวันของเรา เพื่อให้คุณไม่พลาดทุกความเคลื่อนไหวของรัฐบาลกลางในขั้นต้น เธอกล่าวว่า เธอแนะนำให้ตั้งชื่อบัญชีที่สองว่า “adminjackson” แต่เนื่องจากฐานข้อมูลอีเมลของ EPA สามารถค้นหาได้แบบสาธารณะ พนักงานของ EPA ด้านอาชีพจึงแนะนำให้ใช้นามแฝงที่คล้ายกับชื่อจริง
“สามีและลูกชายของฉันยังคงอาศัยอยู่ที่ East Windsor รัฐนิวเจอร์ซี
และสุนัขของครอบครัวเราชื่อ Ricky” Jackson กล่าว “ดังนั้น ฉันจึงตั้งชื่อบัญชีของฉันว่า Windsor-dot-Richard-at-EPA-dot-gov”แจ็กสันกล่าวว่าการใช้บัญชีอีเมลนามแฝงถือเป็นแนวทางปฏิบัติมาตรฐานภายใต้พรรครีพับลิกันรุ่นก่อนของเธอ นอกจากนี้ บัญชี “Richard Windsor” ยังถือเป็นบัญชีทางการและอยู่ภายใต้การร้องขอของ Freedom of Information Act เธอกล่าวเสริม
ทั้งกฎหมายของรัฐบาลกลางและคำแนะนำของ NARA ห้ามไม่ให้ใช้บัญชีสำรอง แม้แต่บัญชีที่มีนามแฝงก็ตาม ตาม Ferriero
ในความเป็นจริง NARA ได้ออกแถลงการณ์ถึงเอเจนซี่ในสัปดาห์นี้โดยตระหนักว่าเอเจนซี่บางแห่งอาจมีความต้องการทางธุรกิจสำหรับหลายบัญชี
“NARA ทราบดีว่าพนักงานอาจมีความต้องการทางธุรกิจสำหรับบัญชีอีเมลที่เอเจนซี่ดูแลมากกว่าหนึ่งบัญชี” รวมถึงความต้องการบัญชีแยกต่างหากสำหรับการสื่อสารสาธารณะและภายใน กระดานข่าวระบุ
Ferriero กล่าวว่า “เท่าที่ NARA เกี่ยวข้อง เราไม่สนใจว่าคุณมีที่อยู่กี่แห่ง
ตราบใดที่ที่อยู่ซึ่งทำธุรกิจของรัฐบาลกลางจะถูกบันทึกไว้ในระบบของรัฐบาลกลาง เพื่อให้พร้อมใช้งานในอนาคต”หัวหน้า CFTC: ต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติม
Gensler หัวหน้า CFTC ถูกโจมตีเมื่อต้นปีที่ผ่านมาจากการใช้อีเมลส่วนตัวของเขาเพื่อดำเนินธุรกิจทางการ รวมทั้งจัดการกับการล้มละลายของบริษัทอนุพันธ์ MF Global ในปลายปี 2010
ผู้ตรวจสอบทั่วไปของ CFTC รายงานในเดือนพฤษภาคมว่า Gensler “ใช้อีเมลส่วนตัวมากจนพกสมาร์ทโฟนสองเครื่อง เครื่องหนึ่งออกโดย CFTC พร้อมอีเมลที่ทำงาน และอีกเครื่องใช้กับอีเมลส่วนตัว”
“เมื่อได้เข้ามาทำงานนี้หลังจากไม่ได้ทำงานในสำนักงานแบบดั้งเดิมมาหลายปี และเป็นพ่อเลี้ยงเดี่ยวที่อยู่บ้านคนเดียว ฉันไม่คุ้นเคยกับวิธีการเข้าถึงอีเมลที่ทำงานที่บ้าน” Gensler กล่าวกับคณะกรรมการกำกับดูแลใน คำแถลงที่เตรียมไว้ของเขา “ที่ CFTC เราไม่มีโปรแกรมการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพ — และโดยส่วนตัวแล้วฉันไม่ได้รับการฝึกอบรม — ทั้งการเข้าถึงระยะไกลหรือบันทึกของรัฐบาลกลาง”
CFTC IG กล่าวว่าไม่พบหลักฐานของการทุจริตในการใช้อีเมลส่วนตัวของ Gensler และสรุปว่าเขาไม่ได้ละเมิดกฎหมาย
Gensler บอกกับ IG ว่าเขาไม่ได้ใช้อีเมลส่วนตัวสำหรับธุรกิจที่เป็นทางการอีกต่อไป
สำหรับคณะกรรมการ Gensler แนะนำการฝึกอบรมพนักงานที่ได้รับการปรับปรุง
“ผมคิดว่าการฝึกอบรมมีความสำคัญ และผมได้สั่งการให้ผู้อำนวยการบริหารและที่ปรึกษาทั่วไปปรับปรุงการฝึกอบรมของเรา ทั้งในการรับพนักงานใหม่และพนักงานปัจจุบันด้วย” เขากล่าว
แม้ในขณะที่ NARA เริ่มจัดการกับการบันทึกข้อมูลดิจิทัล การแพร่กระจายของรูปแบบการสื่อสารออนไลน์อื่นๆ เช่นFacebook, Twitter และสื่อสังคมออนไลน์รูปแบบอื่นๆตลอดจนแอปพลิเคชันการประชุมทางวิดีโอ เช่น Skype อาจเป็นความท้าทายในการจัดการบันทึกต่อไปในอนาคต
นั่นเป็นไปตามคำกล่าวของ Andrew McLaughlin รองประธานอาวุโสของ Betaworks และอดีตรองประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายเทคโนโลยีของรัฐบาลกลาง
McLaughlin กล่าวว่า “ในขณะที่เทคโนโลยีพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว เขาแนะนำให้หน่วยงานต่างๆ ฝึกฝนพนักงานให้ดียิ่งขึ้นในแนวปฏิบัติในการเก็บบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม และเมื่อพนักงานวางแผนที่จะออกจากหน่วยงาน พวกเขาควรตกลงที่จะกลับไปใช้บัญชีอีเมลส่วนตัวเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอีเมลที่เกี่ยวข้องตกหล่น
